Polityka Prywatności i Ochrony Danych Osobowych (RODO)

Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników i gości w różnych celach, zawsze w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. Poniżej znajduje się szczegółowe zestawienie procesów przetwarzania:

A. Obsługa Formularza Kontaktowego i Zapytań Ofertowych

Przetwarzamy takie dane jak: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz wszelkie inne informacje dobrowolnie podane w treści wiadomości. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na sprawnym komunikowaniu się z osobami wykazującymi zainteresowanie naszymi usługami, budowaniu relacji z klientami oraz udzielaniu odpowiedzi na pytania dotyczące oferty gastronomicznej, członkostwa i eventów.

B. Realizacja Rezerwacji Stolików, Lóż i Sal Turniejowych

W celu rezerwacji miejsc online lub telefonicznie zbieramy: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, datę i godzinę planowanej wizyty oraz liczbę gości. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy o świadczenie usług gastronomicznych lub rezerwacyjnych, a także art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz uzasadniony interes polegający na optymalizacji zarządzania obłożeniem lokalu.

C. Usługa Subskrypcji Newslettera Klubowego

Jeżeli wyrazisz dobrowolną zgodę, przetwarzamy Twój adres e-mail w celu przesyłania informacji o nadchodzących turniejach, ligach sportowych, premierach w menu oraz eventach specjalnych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Twoja jednoznaczna i dobrowolna zgoda, która może być wycofana w każdym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

D. Rejestracja i Weryfikacja Członków Stowarzyszenia / Klubu

Dla osób ubiegających się o status stałego członka Social Forum House, przetwarzamy rozszerzony zakres danych (w tym dane adresowe, historia aktywności turniejowej). Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy członkowskiej) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym przepisów podatkowych i rachunkowych w przypadku opłacania składek członkowskich.

Twoje dane osobowe będą przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w niniejszej Polityce Prywatności, bądź przez czas wymagany przepisami powszechnie obowiązującego prawa:

• Dane z formularza kontaktowego: przez okres niezbędny do wyjaśnienia sprawy i prowadzenia korespondencji, nie dłużej jednak niż przez 2 lata od momentu ostatniego kontaktu.
• Dane dotyczące rezerwacji gastronomicznych: przez okres 12 miesięcy od daty planowanej wizyty, w celu analizy statystycznej oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami reklamacyjnymi.
• Dane marketingowe (Newsletter): do czasu wycofania przez Ciebie zgody na ich otrzymywanie lub wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego.
• Dane finansowo-księgowe (faktury, paragony imienne): przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z transakcją, zgodnie z polskim Kodeksem Ordynacji Podatkowej.

W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania serwisu internetowego oraz sprawnego zarządzania domem klubowym, Administrator korzysta z usług podmiotów zewnętrznych. Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym partnerom technologicznym i biznesowym:

• Dostawcom usług hostingu, serwerów dedykowanych oraz utrzymania systemów IT.
• Podmiotom dostarczającym oprogramowanie do automatyzacji rezerwacji stolików i zarządzania bazą gastronomiczną.
• Biuru rachunkowo-księgowemu obsługującemu rozliczenia finansowe, faktury i podatki lokalu.
• Dostawcom systemów e-mail marketingu (w przypadku zapisu na nasz newsletter).
• Uprawnionym organom państwowym (np. Policji, Urzędowi Skarbowemu), jeżeli zwrócą się do nas z oficjalnym żądaniem prawnym opartym na właściwych przepisach konstytucyjnych.

Administrator oświadcza, że nie przekazuje danych osobowych użytkowników do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy - EOG), ani do organizacji międzynarodowych, chyba że wymaga tego integracja ze zautomatyzowanymi narzędziami analitycznymi podmiotów takich jak Google Inc. (wówczas transfer opiera się na mechanizmach Standardowych Klauzul Umownych).